Im Oktober dieses Jahres hatten meine Dolmetschkollegin Andrea Wilming von Proscenium und ich die große Ehre und Freude, die Gala zum Deutschen Tanzpreis im Essener Aalto-Theater zu dolmetschen.
Der Deutsche Tanzpreis gilt als der renommierteste Preis für künstlerischen Tanz in Deutschland.
Aus diesem Anlass haben wir eine Reihe auf LinkedIn gestartet, die (potentiellen) Kundinnen und Kunden sowie allen Interessierten einen Blick hinter die Kulissen gewähren soll. Eine Zusammenfassung dieser Reihe soll im Folgenden eine Übersicht über unsere Vor- und Nacharbeit bei Dolmetschaufträgen verschaffen.
Alles beginnt mit der Anfrage, die uns bestmöglich so frühzeitig wie möglich erreichen sollte, damit wir den Termin für Ihr Event unverbindlich reservieren und einen Kostenvoranschlag machen können. Tipp: Es lohnt sich übrigens, Ihrer Zielgruppe zu kommunizieren, dass Sie eine Verdolmetschung anbieten – damit erhöhen Sie die Attraktivität Ihrer Veranstaltung!
Oft gibt es noch ein paar Einzelheiten, die wir für eine individuelle Angebotserstellung benötigen. Rückfragen wie gewünschte Sprachkombination, Anzahl der zuhörenden Personen oder eine weitere Nutzung der Dolmetschleistung klären wir dann in einem zweiten Schritt. All diese Eckdaten helfen uns dabei, die Anfrage thematisch besser einzuordnen, um die nötigen Vorkehrungen treffen und einkalkulieren zu können.
Für die Kostenkalkulation tragen wir Informationen zusammen wie die Verfügbarkeit des am besten geeigneten Dolmetschteams mit entsprechenden Referenzen, Reiseplanung, Abfrage der Technikkosten, Abgleich aller notwendigen Faktoren zur Qualitätssicherung etc. Für mehr Transparenz sind unsere Angebote modular aufgebaut. Unsere Dolmetschleistung wird üblicherweise mit einem Grundhonorar vergütet. Posten wie Aufzeichnungshonorar, Technikkosten, Beratung & Projektmanagement, An-und Abreisetage sowie eventuell anfallende Hotel- und Reisekosten werden zusätzlich aufgeführt. Und sollten während Ihrer Veranstaltung sensible Informationen und Daten ausgetauscht werden, können wir gerne über eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) sprechen. Allerdings sind wir schon aufgrund unserer Mitgliedschaft im Verband der Konferenzdolmetscher (VKD) im BDÜ e.V. einer Berufs- und Ehrenordnung verpflichtet, die ebenfalls die Verschwiegenheit von uns Dolmetscherinnen abdeckt.
Nach der Angebotsannahme beginnt die Vorbereitung im Dolmetschteam. Die Einarbeitung in die Inhalte und Terminologie Ihrer Veranstaltung kann einige Stunden oder mehrere Tage in Anspruch nehmen, immer abhängig von der Länge des Einsatzes und der Thematik, mit der Sie uns beauftragen. Daher bitten wir Sie auch frühzeitig um die Vorträge, Reden und Foliendecks der Vortragenden, damit wir mit genug Hintergrund- und Fachwissen für Sie dolmetschen können.
Am Veranstaltungstag selbst können Sie darauf vertrauen, dass das von uns organisierte Technikteam die Dolmetschkabine rechtzeitig aufbaut. Für Last-Minute-Fragen sowie Technik- und Soundchecks sind wir Dolmetscherinnen spätestens 30 Minuten vor Programmbeginn vor Ort.
Wenn die Veranstaltung erfolgreich über die Bühne gegangen ist, hören Sie wieder von uns. Wir fragen nach, ob Sie eine direkte Rückmeldung von denjenigen Personen erhalten haben, die unserer Verdolmetschung zugehört haben und möchten erfahren, ob Sie mit dem Ablauf, dem Projektmanagement und der Kommunikation rund um das Simultandolmetschen zufrieden waren. Und gerne besprechen wir gemeinsam, ob Sie schon weitere Veranstaltungen geplant haben, bei denen Sie wieder auf unsere Unterstützung zurückgreifen möchten. So können wir den Wunschtermin bereits frühzeitig für Sie reservieren und sicherstellen, dass Ihnen dasselbe Team zur Verfügung stehen wird. Auf unserer Seite erfolgt die Nachbereitung durch eine teaminterne Feedbackrunde, die Aktualisierung von Kontaktinformationen und Terminologie, und die Archivierung von öffentlich zugänglichen Dokumenten wie Programm, Ablaufplan oder Teilnehmendenliste, damit wir bei Ihrer nächsten Anfrage auf unsere Erfahrungswerte zugreifen können.
Wenn ein Auftragauf ein Wochenende fällt, und vor allem nach mehrtägigen Einsätzen mit viel Reisetätigkeit, tun Selbstständige gut daran, ins eigene Wohlbefinden zu investieren. Auch wenn die Auftragslage kaum eine Auszeit zulässt, sollte man die Selbstfürsorge nicht vernachlässigen. Achtsam mit sich umzugehen ist wichtig und hat positive Auswirkungen auf die Gesundheit. Das gilt natürlich auch fürs Orga-Team auf Kundenseite, das eine Veranstaltung zumeist mit vielen Wochen oder gar Monaten Vorlauf plant, während in den Tagen direkt vor dem Event oft noch so viele Kleinigkeiten zu regeln sind, sodass auch hier die Erholungsphase nicht vergessen werden darf.
Comments